# Documentos: cadastro e anexos

Cadastre, filtre, duplique e revise documentos e anexos, distinguindo aprovação, reembolso e cobertura de notas fiscais.

Versão 1.2.0

Em **Operações → Documentos**, escolha uma aba ativa criada no Gerenciador. Seu tipo define o comportamento: **Documentos gerais** guarda registros; **Reembolsos** pode originar obrigação em Pagamentos; **Notas fiscais** fornece cobertura para pagamentos que exigem NF. Renomear a aba não muda seu tipo. Se Documentos estiver desativado ou não houver aba ativa, a página orienta solicitar a configuração ao Master.

## Cadastrar e anexar

1. Escolha a aba e use **Cadastro rápido** na tabela, ou abra o cadastro completo pelo botão de criação da página.
2. Preencha os campos de **Informações principais**. Confira o beneficiário e a empresa antes de anexar comprovantes de reembolso ou notas fiscais.
3. No formulário completo, abra **Anexos**, acrescente os arquivos e use **Salvar**. Na tabela, **Anexar** inclui arquivos pendentes que serão enviados ao salvar a linha.

| Campo | Finalidade e preenchimento |
| --- | --- |
| Aba | Define tipo e campos do documento. Obrigatória no cadastro completo; a tabela usa a aba aberta. Depois de salvo, o documento não pode mudar de aba. |
| Doc | Identificação que permite localizar o documento, até 150 caracteres, obrigatória. No aplicativo aparece como Documento. Não substitui o anexo nem significa validação fiscal do número. |
| Colaborador | Responsável pelo documento quando Colaboradores está habilitado. É obrigatório em Documentos gerais nessa condição. |
| Parceiro | Disponível em Reembolsos/Notas fiscais quando Parceiros está habilitado. Nessas abas, escolha Colaborador ou Parceiro como beneficiário, nunca ambos; selecionar um limpa o outro no formulário. |
| Organização | Empresa à qual o registro pertence, quando o recurso está habilitado. Determina o alcance e precisa coincidir com o pagamento quando a nota for vinculada. |
| Suborganização | Unidade, quando habilitada; deve pertencer à Organização selecionada. Trocar Organização limpa uma unidade incompatível. |
| Data | Data do documento, obrigatória; começa no dia atual. É referência para vigência do reembolso e fechamento de Documentos. |
| Valor | Valor informado no documento, obrigatório, não negativo, até 13 dígitos inteiros e dois decimais. Zero é permitido no cadastro, mas não gera saldo positivo a pagar. |
| Descrição | Explicação opcional, até 4.000 caracteres. |
| Previsão | Data opcional, disponível se a aba usa previsão. Organiza o acompanhamento; não define o vencimento de um reembolso em Pagamentos. |
| Data de pagamento | Data opcional, disponível somente em Documentos gerais com essa opção habilitada. Altera a situação documental; não é o comando para baixar lotes de Pagamentos. |

As datas aceitam o calendário de 2000 a 2100. Os campos de associação dependem dos recursos e do alcance disponíveis. Relações históricas podem continuar no registro, mesmo que não estejam disponíveis para um novo vínculo. Em reembolso já reconhecido em Pagamentos, beneficiário, organização e suborganização não podem ser trocados: preservar a origem evita transferir a dívida para outra pessoa/empresa.

## Tabela, filtros e edição em lote

A tabela mostra os campos habilitados para a aba, **Arquivo** (quantidade de anexos e acesso a eles) e **Status**. **Filtrar** permite combinar as colunas disponíveis: Doc, Colaborador/Parceiro, Organização/Suborganização, Data, Valor, Descrição, Arquivo, Previsão, Data de pagamento, Situação e Status, conforme a aba. Texto procura conteúdo, números procuram valor igual, seletores escolhem uma opção e datas permitem limites de início/fim. **Limpar** retira os filtros. Os filtros de Organização/Suborganização também mantêm registros sem associação; use Sem preenchimento quando essa for a busca desejada.

Por padrão, registros inativos ficam fora da lista. Filtre **Status → Inativo** para consultá-los. Ativo/Pendente/Inativo é o estado de aprovação/uso, separado de Em aberto/Previsto/Pago. Mudar de aba limpa filtros e seleção; não é permitido trocar de aba com edições ou rascunhos pendentes.

**Editar** permite alterar células e depois **Salvar**; **Cancelar** descarta o que ainda não foi salvo. Com dois ou mais registros selecionados, **Editar selecionados** oferece **Coluna** e **Preencher em lote**: o mesmo valor é aplicado a todos os selecionados após **Confirmar edição**. Situação e quantidade de arquivos são calculadas, não campos editáveis em lote. Status depende da permissão de aprovação. Selecionar todos alcança as linhas filtradas de todas as páginas, não só as oito visíveis.

A edição em lote não troca a aba nem envia o mesmo arquivo para todos. Para anexos use a linha ou o formulário de cada documento. Alterar Organização em lote limpa Suborganização; selecionar uma Suborganização em lote também define sua Organização. As validações de beneficiário, aprovação, origem do pagamento e fechamento continuam valendo. Não há importação/exportação de documentos por CSV/Excel nessa tabela.

## Duplicar e excluir documentos

**Duplicar** cria rascunhos a partir dos selecionados do filtro; sem seleção, usa os registros da página visível. Revise Doc, beneficiário, empresa, valor e datas e salve as cópias. A duplicação não copia anexos; não reaproveita uma origem fiscal já importada como nova validação. Novos reembolsos precisam dos próprios comprovantes aprovados para gerar saldo.

**Excluir** um rascunho apenas o retira da edição. Para documento salvo, a ação pede confirmação e o torna Inativo, preservando histórico; exige permissão de exclusão. Retirar/inativar a origem de um reembolso pode eliminar saldo ainda não movimentado ou gerar revisão se já houve movimentos, sem apagar baixas existentes. Nota fiscal já utilizada, origem fiscal preservada ou período fechado podem impedir alterações e exclusão.

## Situação e aprovação

Em Documentos gerais com Data de pagamento habilitada, **Situação** é automática: **Em aberto** sem datas aplicáveis, **Previsto** com Previsão e **Pago** com Data de pagamento. Pagamento tem prioridade quando ambas existem. Não se escolhe essa situação manualmente. Reembolsos e Notas fiscais não oferecem Data de pagamento; acompanhe a quitação da obrigação em Pagamentos.

**Status** é diferente: **Ativo** está aprovado para uso, **Pendente** aguarda Liberações e **Inativo** foi retirado de uso. Um acesso Padrão configurado para aprovação envia suas inclusões/alterações como pendentes; editar um registro pendente não o aprova. Arquivos seguem a aprovação do documento. Somente preencher Data de pagamento, enviar XML ou salvar o cadastro não substitui a aprovação exigida.

Reembolso aprovado, em aba ativa, com ao menos um anexo aprovado pode gerar obrigação conforme modalidade, beneficiários e vigência de Pagamentos. A Data do documento precisa estar na vigência para uma nova obrigação. A referência e o vencimento partem da primeira apuração elegível, normalmente quando aprovação/anexo se completam, conforme o prazo configurado; Previsão não substitui esse prazo. Reprocessar a mesma origem não duplica a obrigação.

Reembolso usa seus cupons e recibos, **sem exigir nota fiscal separada**. Nota fiscal cadastrada não cria pagamento: precisa ser vinculada à obrigação apropriada para fornecer cobertura. Se já houver pagamento ou compensação comprovado pela nota, documento e anexos ficam protegidos. Consulte [Notas fiscais e ajustes em Pagamentos](/spm/manual/pagamentos-operacao/#notas-fiscais-e-ajustes) para cobertura parcial e remoção de vínculo.

## Relação com Pagamentos

Documentos gerais e Notas fiscais não geram obrigações por si só. Um reembolso elegível gera uma obrigação em Pagamentos, vinculada ao documento e aos comprovantes.

## Arquivos e falhas parciais

Use até **dez anexos por documento**, cada um de **1 byte a 5 MB**, com nome de até 150 caracteres. São aceitos PDF, PNG, JPEG, GIF e WebP válidos. XML seguro é aceito exclusivamente em Notas fiscais pelo formulário completo, aba Anexos; o cadastro rápido da tabela aceita PDF/imagens. Arquivo com extensão incompatível com seu conteúdo, vazio ou acima do limite é recusado.

No formulário web, clique no nome do arquivo salvo para baixá-lo; download depende da autorização ao documento e de o arquivo existir. **Remover** exige permissão de exclusão, pede confirmação e aplica a remoção ao salvar; poder editar não concede essa permissão. XML que sustenta uma revisão fiscal não pode ser removido como anexo comum, e notas usadas em pagamentos/compensações protegem também os demais anexos. Documento inativo impede envio, download e remoção pela operação; aba inativa impede novos envios. Duplicar não copia arquivos.

Antes do salvamento, Cancelar descarta a fila pendente. No envio comum, cadastro e arquivos são gravados em etapas: se parte falhar, a tela preserva o documento já salvo e os anexos ainda pendentes para tentar novamente, sem recriar o documento. Cancelar após salvamento parcial não desfaz o que foi concluído. Na tabela, não navegue ou abandone a página antes de conferir a mensagem de erro e os arquivos pendentes.

## XML de nota fiscal

Em **Notas fiscais → Anexos**, selecione um XML de até 5 MB. Em produção, o XML seguro pode ser guardado como anexo e os campos devem ser preenchidos manualmente. **O preenchimento fiscal é experimental e restrito a desenvolvimento/sandbox**, sem homologação universal de fornecedores ou municípios. Não é emissão de nota, OCR, cálculo tributário ou consulta fiscal oficial.

Quando a prévia experimental estiver habilitada, uma única nota aplicável pode preencher um rascunho novo. Com várias ocorrências, selecione em **Nota do XML** qual servirá de origem; só uma nota pode fornecer os campos em cada salvamento. **Manter apenas como anexo** guarda o arquivo sem aplicar dados fiscais. Doc recebe número, Data recebe emissão, Valor recebe serviços brutos/total-base e Descrição recebe o texto reconhecido. Valor não é automaticamente convertido no líquido após tributos.

**Dados do XML** permite conferir Nota, Tipo, Emissão, Competência, Prestador, Tomador, Serviços (bruto)/Total da nota, Líquido declarado e Retenções declaradas. Em **Descrição integral, itens e avisos**, confira identificação, texto completo, itens e tributos extraídos. Ausência de informação é mostrada como Não informado no XML, sem inventar valores. Descrição maior que 4.000 caracteres é resumida no campo principal, com original preservado na revisão.

Alterações manuais, inclusive durante a leitura, são preservadas. Compare Atual e XML e use **Usar dado do XML** somente para os campos que deseja substituir. O botão Salvar aguarda o fim da leitura; a prévia não cadastra nem aprova a nota. É preciso salvar e cumprir a aprovação documental aplicável.

## Revisão e impedimentos do XML

Se prestador/tomador divergir do beneficiário/empresa selecionados, confira as associações ou mantenha o XML apenas como anexo. **Revisão excepcional** exige permissão de aprovação e **Motivo da revisão** de até 1.000 caracteres. Uma nova revisão de uma nota já importada também exige essa permissão e motivo. Isso preserva o original e as decisões; não altera o cadastro de Pessoas nem valida assinatura ou autorização fiscal.

Uma identidade fiscal já cadastrada na mesma empresa não pode criar outra nota; uma revisão precisa manter a identidade do documento existente. A prévia pertence ao acesso que a enviou, expira em 24 horas e pode precisar ser reenviada. Há limite de 30 prévias pendentes por acesso. XML malformado/inseguro é recusado; formatos, versões, campos essenciais ou avisos fiscais incompatíveis podem impedir o preenchimento, mantendo a alternativa de anexo quando o arquivo for seguro.

Os perfis experimentais incluem NFS-e nacional 1.00/1.01, ABRASF 2.04, São Paulo 1/2 e NF-e modelo 55 versão 4.00 base. Isso não promete suporte a toda prefeitura, NFC-e, RPS/DPS, eventos ou novos grupos tributários; NF-e com novos totais RTC pode ter o preenchimento bloqueado para conferência. Estrutura XSD, assinatura e situação na autoridade fiscal não são verificadas. Uma revisão fiscal preservada e a aprovação operacional do documento são controles distintos.

## Disponibilidade

Web e aplicativo oferecem cadastro/edição individual, duplicação, anexos e seleção de XML conforme permissões e recursos ativos. Configurar abas, cadastro rápido na tabela e edição em lote ficam no web. O preenchimento XML experimental não está liberado em produção em nenhum canal.

Master e Administrador com acesso completo podem aprovar/excluir; Padrão depende da modalidade de acesso direto ou sujeito à aprovação e não pode excluir documentos salvos. Visualizador consulta conforme autorização. Alcance e fechamentos são validados também no servidor: fechamento de Documentos protege sua Data e anexos; vínculos com Pagamentos podem acrescentar restrições. A mensagem indica o fechamento; o Master trata a reabertura em **Gerenciador → Fechamento**.