Categorias, rotinas e responsáveis de Tarefas

Extensões → Tarefas oferece Tarefas, Categorias e Responsáveis para definir rotinas. Configurar habilita o módulo; Operações → Tarefas acompanha ocorrências das rotinas e tarefas avulsas. Alterar um modelo não conclui suas execuções.

Acompanhar atividades e missões dos vendedores

Use Tarefas para acompanhar atividades, objetivos de execução ou “missões” dos vendedores, incluindo oferecer produtos aos clientes, entrar em contato pelo WhatsApp (WPP) todo mês e registrar vendas diariamente. Cadastre uma rotina recorrente para cada atividade e responsável em Extensões → Tarefas → Tarefas, no web. Os vendedores acompanham as ocorrências e registram a conclusão em Operações → Tarefas no aplicativo, conforme acesso. O Askora oferece recorrência automática de tarefas; não é necessário cadastrar manualmente cada repetição.

Para configurar, selecione uma Categoria existente ou cadastre uma em Extensões → Tarefas → Categorias e, na aba Tarefas, abra o cadastro completo, preencha Nome, Categoria, Responsável e Recorrência, mantenha Status → Ativo e salve. Categoria é obrigatória e pode ser reutilizada em várias rotinas; não é necessário criar três categorias. Organização/Suborganização são opcionais quando habilitadas. O modelo recorrente não tem campo Descrição nem Previsão; instruções podem ser incluídas na Descrição dos itens do Checklist, no cadastro completo. Confira as condições de acesso dos responsáveis.

Cada rotina possui um responsável individual, selecionado entre colaboradores; o campo não aceita uma equipe ou vários vendedores. Para execução independente por vendedor, cadastre os modelos de cada pessoa; deixar Sem responsável não distribui cópias a todos. Metas da Performance medem resultados de indicadores; essas atividades são acompanhadas pela execução das tarefas. Checklist e conclusão registram o que foi informado, sem comprovar automaticamente que houve contato ou oferta de produto.

No app, o vendedor abre a ocorrência em Tarefas, preenche o checklist quando houver e conclui a tarefa. As próximas ocorrências seguem a recorrência configurada, sem exigir recriar o modelo. A previsão no calendário não conclui a atividade: a execução é registrada pelo responsável. Modelos, categorias e responsáveis são configurados no web; o aplicativo executa as ocorrências autorizadas.

Cadastrar uma rotina

1. No web, acesse Extensões → Tarefas → Tarefas. Com Tarefas habilitado pelo Master, cadastre a Categoria na aba Categorias.
2. Na aba Tarefas, abra o cadastro completo pelo cabeçalho ou use o cadastro rápido.
3. Preencha Nome, Categoria e Recorrência; confira Responsável e associações.
4. No cadastro completo, acrescente itens na aba Checklist, se necessário.
5. Salve o registro. Cancelar descarta as alterações do formulário.

As seções de associações aparecem conforme os campos disponíveis. Uma rotina sem responsável não distribui automaticamente cópias a todos os colaboradores. Permissões, associação ao workflow e alcance limitam quem pode consultar ou executar suas ocorrências.

Categorias e Kanban

Em Categorias, preencha Nome obrigatório, até 150 caracteres; Organização e Suborganização opcionais, conforme a configuração global; e Status, Ativo por padrão ou Inativo. Categoria é obrigatória nas tarefas e não possui interruptor próprio para desabilitar seu uso.

No Kanban operacional, as categorias formam as colunas, na ordem alfabética do cadastro. Não existe campo Ordem para reorganizá-las como os status do Pipeline. Uma categoria inativa pode continuar visível quando há tarefas vinculadas, sem liberar novos vínculos. Inativar preserva os registros históricos.

Recorrência

X vezes por semana/mês não distribui as execuções ao longo dos dias. Três vezes por semana disponibiliza três ocorrências no mesmo dia de abertura do período. Essas opções são diferentes de Personalizada → A cada 3 Semanas, que produz uma ocorrência a cada três semanas.

A agenda começa no dia de criação, pelo calendário de São Paulo; não há campo de data inicial/final no cadastro da rotina. Em Personalizada com semanas e dia específico, a primeira ocorrência usa esse dia a partir do início. Meses/anos preservam a referência original, ajustando meses mais curtos, sem redistribuição por dias úteis ou feriados.

Alterar recorrência ou Status reinicia a referência da agenda na data da edição. Alterações geram revisões de vigência; execuções já materializadas e seu histórico são preservados. Mudar Nome ou associações, sem mudar a recorrência, conserva a referência do calendário. Não use a edição do modelo para reescrever ocorrências concluídas.

Checklist da rotina

No cadastro completo, abra Checklist e use Adicionar item. Cada item tem Nome, obrigatório até 150 caracteres; Descrição, opcional até 4.000; e Tipo, Marcação ou Contador, inicialmente Marcação. Remover item retira o item do modelo em edição. Há até 100 itens, exibidos em páginas de oito. Salve o cadastro para aplicar.

Marcação registra concluído/não concluído. Contador registra quantidade inteira de zero a 999.999, que pode ser aumentada ou corrigida durante a execução. No modelo não há quantidade inicial editável, meta de contagem, mínimo obrigatório nem configuração de conclusão automática. Cada ocorrência começa com sua própria lista zerada; a tarefa pode ser encerrada mesmo com checklist incompleto.

Alterar o modelo afeta sua agenda, preservando as execuções já registradas. O editor não aparece em Categorias nem no cadastro rápido. Checklist detalha atividades de uma ocorrência; não cria novas tarefas ou responsáveis automaticamente.

Associar responsáveis

O Master abre Extensões → Tarefas → Responsáveis, adiciona uma linha, seleciona Colaborador responsável ativo ainda não associado e salva. A associação permite participar de Tarefas, mas não cria login ou concede permissões. Esse vínculo se limita a Tarefas; não seleciona participantes nem libera indicadores ou comissionamento de uma Performance. O campo Responsável de cada tarefa define sua atribuição individual; associar alguém ao workflow não o atribui a todas as rotinas.

Nome, E-mail, Nível de acesso e Status são informações de leitura vindas de Pessoas. A tabela permite filtrar, exportar JSON e remover a associação com confirmação, preservando a pessoa e o histórico. Não há importação nem edição dos dados pessoais nesta aba. Salve ou cancele as associações antes de sair.

Duplicação, arquivos e permissões

Duplicar prepara outro cadastro para revisão e salvamento; não define recorrência e não transfere o histórico das ocorrências. Revise Responsável, Categoria e Recorrência da cópia. Limitação atual: duplicar um modelo com checklist salvo conserva identificadores dos itens e pode impedir o salvamento da cópia. Nesse caso, cancele a cópia e crie um novo modelo, cadastrando seu checklist no formulário completo. Uma rotina recorrente gera execuções conforme sua agenda; duplicar cria mais um modelo independente.

Tarefas e Categorias oferecem filtros, seleção, cadastro rápido, edição e importação/exportação JSON. Checklist não faz parte dos campos exportados da tabela e precisa ser mantido no cadastro completo. Os arquivos mantêm os complementos da recorrência; use o conjunto completo. A importação cria registros, sem reutilizar identidades como atualização automática. Cada lote enviado é transacional; envios distintos não são uma única transação.

Extensões, Operações e Dashboard exigem permissões próprias; também se aplicam o alcance e a associação dos colaboradores ao workflow. Ter acesso ao Pipeline não concede acesso a Tarefas. Fechamentos podem impedir mudanças em agendas que afetem períodos protegidos.

Disponibilidade

A extensão fica no web. O aplicativo permite execução de tarefas autorizadas, sem editor nativo dos modelos, categorias e responsáveis.